Excelの表をパワポやワードでも使いたい！
説得力のあるプレゼン資料を作成するには、根拠となるデータは必須です。
適切なデータをリサーチして、Excelで表やグラフなどを作成したとき、PowerPointにきれいに貼り付ける方法を紹介します。
表を選択して「コピー」→「貼り付け」。たったこれだけ
もちろん、簡単な表組みであれば、パワポでも作ることはできます。でも、データとしてExcelで保管しておきたい。あるいは、表内のデータの追加や削除、更新など、やはり作業のしやすさはExcelが便利です。
Excelの表をパワポに貼り付ける手順はいたって簡単です。
【１】Excelで作った表をコピーする
まずは、Excelで作った表をコピーします。使用する表組みを選択して右クリック。プルダウンメニューから「コピー」を選択します。
「表の作り方から知りたい」人はこちらを参照
【２】PowerPointを開いて「貼り付け」る
続いて、PowerPointを開きます。貼り付けるにはいくつかのパターンがあります。以下では５つの方法について紹介していきます。
①「Ctrl＋V」で貼り付ける
単に貼り付けた状態が以下のとおりです。Excelで作った表に比べると、少し見にくいですね。
②「貼り付け」のオプションから「元の形式を保持」を選択
次は、貼り付けのオプションを使う方法です。
パワポの「ホーム」タブを開いて左にある「貼り付け」をクリックします。
左から2番目が「元の形式を保持」です。
貼り付けるとこんな感じになります。Excelで作った表と同じですね。
「元の形式を保持」で表を貼り付けるメリットは、パワポ上で文字や数字を修正できることです。万が一、「入力した数字が間違えていた！」というときは便利です。
一方、デメリットとしては、表を小さくしたり大きくするとズレて不格好になってしまうことです。
③「貼り付け」のオプションから「図」を選択
表のサイズを変更してもズレないためには、「図」として貼り付けることです。
先程と同様に、パワポの「ホーム」タブを開いて左にある「貼り付け」をクリックします。
左から４番目が「図＝画像として貼り付ける」です。
画像ですので、表を小さくしても、大きくしても崩れることはありません。
デメリットは、文字や数字に間違えをパワポ上で修正できない点です。つまり、修正が生じた場合は、もう一度Excelの表を修正してパワポに張り替える必要があるわけです。
④「貼り付け」のオプションから「埋め込み」を選択
②の「元の形式を保持」と③の「図」のそれぞれデメリットを解消してくれるのが、「埋め込み」という貼り付け形式です。
同様に、パワポの「ホーム」タブを開いて左にある「貼り付け」をクリックします。
左から３番目が「埋め込み」です。
「元の形式を保持」のデメリットであった表のサイズを変更した際のズレがありません。
また、「図」のデメリットであったパワポ上での数字や文字の修正も可能です。
修正するには、パワポ上の表にカーソルを当て、ダブルクリックします。
Excelが「埋め込まれた」状態で表示されます。あとは数字や文字をそのまま変更可能です。
また、行や列を増やしたり、逆に減らしたり、関数を入力するなど、Excelの作業がパワポ上でも行えます。
⑤Excelの表とパワポの表をリンクさせる貼り付け方
また、②の「元の画像の保持」と④の「埋め込み」では、パワポ上の文字や数字を変更してもExcelには反映されません。
Excelのほうでも資料として保管しておく必要があったり、データを継続的に活用する場合、パワポとリンクさせておくと便利です。
その場合は、「形式を選択して貼り付け」をクリックします。
さらに、「リンク貼り付け」をクリックして、「Microsoft Excel ワークシートオブジェクト」を選択して「OK」をクリックします。
パワポ上では文字や数字を変更することはできませんが、Excel上で変更すると、パワポにも反映されます。
データをきちんと保管、更新しておきたい場合はこの方法がベストでしょう。
ただし、注意点もあります。Excelの保存場所を変更したり、ファイルそのものを削除するとリンクが切れてしまいます。保存場所を変えた場合は、新たにリンクし直す必要があります。
背景に画像を使った場合の「透過」を解決する
上記では、パワポの「白地」を使っていたため、気になりませんでしたが、背景に写真を入れると、下のように表の白地だった部分が透過され、黒い文字が読めなくなってしまいます。
このとき、「文字を白にする」という選択もありますが、背景が１色ではなく、写真のようにキーボードの白い部分に重なって、今度は白い部分が読みづらくなってしまします。
この透過問題を解決するには２つの方法があります。
解決１ Excelの図をjpgで保存してパワポに貼り付ける
まずは、表組みを選択して右クリック→［コピー］をクリック。
そのままExcel上で、「貼り付け」→「図」をクリックします。
と、画像化したファイルがEXCEL上できます。
画像化した表を右クリック→［図として保存］します。
その際、保存するファイル形式を「PNG」ではなく、「JPEG」を選択します。
パワポに貼り付けるのは以下の手順です。
１．パワポを開いて「挿入」タブにある「画像」をクリック
２．プルダウンメニューの「このデバイス」をクリック
３．「ピクチャ」内に先ほど保存した表の画像ファイルがあるので、選択して「挿入」をクリックします。
以下のとおり、透過されてしまっていた部分は白地になって文字がはっきり読めるようになります。
ちなみに、上のようにコピーするとEXCELのグレーの格子線がついてしまうので、
表組みだけコピーして、表の上下のタイトルと出典はブログに直接入力したほうがきれいです。
解決２ Excelの「テーマの色」を白にする
もう一つの方法が、Excelで作った表の白地部の色の変更です。Excel上では白ですが、実際には色がない状態（塗りつぶしなし）が選択されているため、ここに色をつけます。
１．白地の部分を選択して、右クリック。上の「色の選択」をクリックします。
２．「テーマの色」で「塗りつぶしなし」が選択されているので、上から選んで色を選択します。ここでは白を選択。
あとは、先ほどのとおり、表全体を選択してコピーしてパワポを開きます。
貼り付けの方法を選んでクリックするだけです。
下は「埋め込み」を選んで貼り付けてみました。透過せずに、ちゃんと白地で文字も読みやすいですね。
以上で完成です。お疲れ様でした。
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