超初心者向け! EXCELの表作成の基本

EXCEL活用術

EXCELで表を作るときの基本です。これまでまったくEXCELで表を作ったことがないというレベルの人が対象です。

表のタイトルを入力

表のタイトルをわかりやい内容で入れます。

今回は総務省で公表している「年齢(5歳階級)別人口―総人口,日本人人口(各月1日現在)」を使っています。

出版物やウェブに掲載する際は、そのままのタイトルを入れる必要はありません。読んでくれる人に向けてわかりやすいタイトル、あるいはこの表で一番伝えたいことをタイトルにします。


ここでは「東京・神奈川・大阪の年齢別人口(2019年)」としてますが、ほかにも
「15歳未満の人口が100万人以上の3都府県」や「東京の就労年齢人口が1000万人を切る」など、記事の内容を補完するデータとタイトル、主張を裏付けるようなデータとタイトルを選びましょう。

また、タイトルは目立つように色を付けたり、文字を大きくするなどして強調します。
タイトルのセルを選択して右クリック
上の「14」は文字の大きさ。通常EXCELでは「11」が標準です。

データを入力

先の総務省のサイトからはエクセルファイルを直接ダウンロードすることがができます。

ダウンロードしたファイルから、必要な部分のデータをコピペして使います。数字の入力ミスを防ぎましょう。

また、表の上の「項目」部分も先に入力しておきます。

現在は3都府県と少ないので間違えることはありませんが、列が増えると「あれ? これはどの列に入る数字だっけ?」と混乱してしまいます。

さらに、表からグラフを作るときも項目が反映されるので、最初にいれておきましょう。

表に枠を入れる

枠を入れる部分を選んで右クリック、罫線のマークから[格子]を選ぶと全体を線で区切ることができます。

各行の合計を入れる

東京都の人口を合計は、自分で計算しなくてもEXCELが自動で計算してくれます。


[合計]下のセルをクリック
[ホーム]から右端にある[∑オートSUM]をクリック

選ばれている範囲が正しいか確認した上で[Enter]キーを押すと合計が出ます。

下の行にも反映させるには、
東京都の合計「13,920」のセルをコピペする

という方法もありますが、下のように
東京都の合計「13,920」のセルの右下の角にカーソルを合わせると、
カーソルが「+」マークになるので、その状態でダブルクリックします。
すると下の行まで一気に合計が反映されます。


これは何行あっても反映されて便利なので覚えておくといいでしょう。

最後に単位と出典を入れて完成です。

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