WordやExcel、パワポを無料で使う! Microsoft365とOfficeOnline

MicrosoftのOfficeには2つの異なる「無料版」があるんです。

「取引先からPowerPointの資料が送られてきたけど、Officeを持っていないので開いて確認することができない!」(Aさん)
「Officeの買い切り型を使っているけど、サブスク型に変えるかどうか悩んでいる」(Bさん)

そんな人が、とりあえず使ってみることをお勧めしたいのが無料版のOfficeです。

でも、[Office 無料]のキーワードでGoogle検索してみると、「OfficeOnline」と「Microsoft365」の2つのサービスが結果に表示されます。「いったいどっちが無料なの? 中身を読んでもよくわからない」という人も多いのではないでしょうか?

どちらも無料で使うことができますが、実はこの2つはまったく異なるMicrosoftのサービスです。

では、具体的に何が違うのか? 上のAさんやBさんはどちらを選べばいいのかについて、解説していきます。

無料でOfficeを使うには2つの方法があります

2つの無料Office

・無料版「Office Online」「Microsoft365」を比較
・上のAさん、Bさんはどちらのサービスを利用するのが正解?

まず、WordやExcelPowerPointなどMicrosoft社製のOfficeを「無料で使いたい」人は、2つのサービスがあることを知っておきましょう。

1つ目は「Office Online」というWordやExcel、PowerPointなどが使える無料(=フリー)のサービスです。
Office Online

2つ目は、Microsoft365のソフトやサービスを1カ月間限定で無料試用(トライアル)できるサービスです。
Microsoft365無料試用版

  Office Online Microsoft365(1カ月の無料トライアル)
使えるソフト Word、Excel、PowerPoint(いずれも機能制限あり)、Outlook、Teams、OneNote WordやExcel、PowerPoint、Teams、Outlookほか(いずれも機能制限なし)
クラウドストレージ 5GB(OneDrive) 1TB(OneDrive)
使える期間 制限なし 1カ月間
使用できるPC 何台でも可、Mac、Android、iPhone対応。Microsoftアカウントでログインしてブラウザで使用する 5台~(利用するサービスによって異なる)、Mac、Android、iPhone対応

※Microsoft365で使えるソフトやサービスの詳細はこちらを参照

無料=フリーのOfficeは、使えるソフトと機能に制限があるサービス。
無料試用=トライアルのMicrosoft365は、ソフトや機能に制限はなく、使える期間に制限があるサービスということです。

そうなると、同じ無料でも2つのサービスは用途が異なることがわかります。

無料のOffice OnlineはライトにWord、Excel、PowerPointが使えれば十分という人。つまりAさんはこちらのタイプです。

いっぽうBさんが選択すべきなのは、無料のMicrosoft365です。

「1カ月だけ無料で使いたい」もしくは「買い切り型を使っているけどサブスク型のOfficeを試してみたい」人向けということです。
では、無料のOffice Onlineにはどのような機能制限があるのでしょう。
普段、Office2019やOffice2021を使っている人でも代用可能なのか見ていきましょう。

無料版のOffice Onlineの使い方

登録から機能まで

・Microsoftアカウントで登録
・主要ソフトWord、Excel、PowerPointの機能
・無料版でできること、できないこと

無料版のOffice Onlineを使うには、こちらのサイトにアクセスして、Microsoftのアカウントを持っている人は「サインイン」アカウントがない人は「無料でサインアップ」をクリックします。
Office Online

スマホやタブレットで使う予定のある人は、アプリをダウンロードしておきましょう。

WordやExcel、パワポをブラウザ上で作成・編集する

上がOffice Onlineのホーム画面です。新規で作成する場合は、上のドキュメント、プレゼンテーション、ブック等のアイコンをクリックします。

ローカル(パソコン)上にあるWordやExcelのファイルを編集したり使用する場合は、右下の「↑アップロード」をクリックしてブラウザ上で作業します。

無料版OfficeOnlineで使える機能・使えない機能を解説

買い切り型のOffice2019、Office2021と比較して、Word、Excel、PowerPointとしてどこまで使えるのか? 使えない機能はどのようなものなのか? を紹介します。まずは共通してできることと、できないことをまとめます。

無料OfficeOnlineでも「できる」こと4つ

(1)Word、Excel、PowerPointのアップロードして閲覧・編集
(2)適時自動保存(ファイルは自動的にオンラインストレージに保存される)
(3)ファイルの共有(共有したい相手の名前を入力するだけで簡単にファイルを共有できる)
(4)共同作業(相手に編集権限を与えれば、同時にファイルを編集できる)

無料版OfficeOnlineでは「できない」こと8つ

(1)ローカル上での作業
(2)インターネットにつながっていない状態での作業
(3)パスワードで保護されているファイルを開くこと
(4)マクロの作成・実行・編集
(5)専門性を有するような高度な作業
(8)Microsoftのサポート

さらに、Word、Excel、PowerPointそれぞれのソフトで、「できる」ことと「できない」ことの詳細を見ていきましょう。

Wordでできること・できないこと

無料のWordでも「できる」こと

(1)テキストの入力はもちろん、見出しをつけたり、文字の装飾など基本的なWordとしての機能は備えています。
(2)ファイルを他の人と共有した際に変更の履歴を残したりコメントをつけることもできます。この点はブラウザ上(ウェブ)の特性をいかして、共同作業を行うときなどにも便利です。

無料のWordでは「できない」こと

(1)1行の文字数の設定や変更、縦書き表示はできない。
雑誌や書籍など、いわゆる紙媒体を使うライターや編集業を行う身としては、この機能は必須だったりしますので、残念です。
(2)文章の校正や修正ツールは使用できません。
(3)そのほかにも、ルーラー・目盛線、図表番号の追加、引用文献・資料文献の追加、差し込み印刷、行間隔の調整、リッチメディアの挿入、目次の作成、VBA・マクロの作成・実行などがサポートされていません。

Excelでできること・できないこと

無料のExcelでも「できる」こと

(1)基本的な表計算とグラフの作成、データの整理、フィルタリング、ソート、集計などが可能です。また、棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなどのグラフを作成できます。
(2)数式と関数の利用。数式を使って計算を自動化できます。例えば、セルの合計、平均、最大値、最小値などを求めることができます。組み込みの関数(SUM、AVERAGE、IF、VLOOKUPなど)を利用して複雑な計算を行えます。

無料のExcelでは「できない」こと

(1)マクロの編集・実行
(2)一部図形が正しく表示されないことがあります。
(3)条件に応じてセルの書式を変更する機能は制限されています。
(4)ピポットテーブルの新規追加
(5)一部の高度なグラフは作成できません。
(6)CSV形式のファイルを直接開くことはできませません
(7)こちらで紹介しているような、画像にモザイクをかけたり、図形をグループ化して画像として保存することもできません。

PowerPointでできること・できないこと

無料のパワポでも「できる」こと

(1)基本的なスライド作成と編集…スライドの作成、テキストの編集、図形の挿入などが可能です。レイアウトの選択やテキストボックスの追加も行えます。
(2)スライドショーの実行…作成したスライドをプレゼンテーションモードで表示できます。

無料のパワポでは「できない」こと

(1)高度なデザインやアニメーション…無料版では一部の高度な機能が制限されています。
(2)テキスト・図形・画像へのリッチ書式の適用…テキストの太字・斜体・下線、図形や画像の詳細な書式設定はできません。
(3)インクの挿入…手書きのメモや図形の挿入はサポートされていません。
(4)ヘッダー・フッターの挿入・編集・削除…ヘッダーやフッターのカスタマイズはできません。
(5)ハイパーリンクの編集…ハイパーリンクの追加はできますが、編集は制限されています。
(6)校閲ツールの利用…文章の校正や修正ツールは使用できません。
(7)グラフの追加…グラフの作成はサポートされていません。

以上です。やはり無料版となると、「できる」ことよりも「できない」ことの項目の多さが目立ちますね。

普段、WordやExcel、PowerPointを使いこなしているという人にとっては、無料版は残念ながら十分な機能とは言えません

無料試用版のMicrosoft365の使い方

登録方法

・Microsoftアカウントから登録
・個人では「Microsoft 365 Personal」に登録
・クレジットカードの登録も必要

続いて、1カ月限定で無料で使うことができるMicrosoft365についてです。
試用するためには、Microsoftの公式サイトから登録する必要があります。
Amazonや楽天からの購入の場合は、無料試用版できないので、ご注意ください。

Microsoft公式

個人で無料試用できるのは「Microsoft 365 Personal」だけ

個人でMicrosoft365を使う場合、1人でPC5台までインストールできる「Microsoft 365 Personal(パーソナル)」と6人(5台)までインストールして使える「Microsoft 365 Family(ファミリー)」の2つのプランがあることをこちらで紹介しています。「Microsoft 365 Personal」と「Microsoft 365 Family」の違いは以下の記事を参照してください。
【比較】Office365とOffice2021を今買うならどっち?

しかし、「Microsoft 365 Family」は無料試用できません。そこで、ファミリープランを使いたい人は、とりあえずパーソナルのほうを試用してみて、1カ月以内に解約→ファミリープランを申し込みという手順がよいかと思います。

また、中小企業向けプランは以下のものがありますが、いずれも無料試用が可能です。
Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 Apps for business

無料試用版Microsoft365の登録方法

Microsoftの公式サイトから無料試用を申し込む手順を紹介します。また、無料お試しとはいえ、クレジットカードの登録も必要となりますので、事前に準備しておきましょう。
Microsoft365公式サイト

申込みの手順は、以下の6つSTEPです。

STEP1 「1カ月無料でお試しください」をクリック

STP2 Microsoftアカウントでサインイン(上のフリー版OfficeOnlineと同様です)

STEP3 サイト上部の「新しい支払方法を追加する」をクリックします

STEP4 支払い方法として「PayPal」かもしくは「クレジットカードまたはデビットカード」を選んでクリックします

STEP5 クレジットカード情報などを入力して「保存」を押します
また住所などの情報を入力する必要があります。

STEP6 「試用版を開始して、後で支払う」をクリック

これで完了です。

WordやExcelなどのデスクトップ用のアプリをダウンロードして使ってみましょう。

また、法人版のMicrosoft365(無料試用)の登録する場合は、「Microsoft 365 」公式サイトにアクセスして、各プランの「今すぐ購入」の下にある「1カ月無料で試す」をクリックして登録します。
法人版のMicrosoft365

サブスクを1カ月で解約する注意点と解約方法

解約し忘れに注意

・解約し忘れるとサブスクに自動更新
・登録後にすぐ解約するのはOKか?
・解約後はまったく使えなくなる?

こうしたサブスクのサービスで注意したいのが、「解約し忘れ」が起こりがちな点です。
月契約なら「まあ1カ月なら仕方ないか」と、解約し忘れても諦められますが、Microsoft365の試用版は試用期間が終了すると、年契約への自動的に更新されます。

「継続して使うかまだわからない」人、「1カ月で解約して『Microsoft 365 Personal』から『Microsoft 365 Family』に移行したい」と考えている人」で、普段から解約し忘れがちな人は、カレンダーに解約予定日を登録しておくことがお勧めです。

登録後にすぐ解約しても1カ月間は使い続けられる

また、Microsoft 365 Familyへ移行することが決まっていたり、どうしても1カ月で試用を辞めてサブスクには登録したくないと思っている人(例えば、イレギュラー的に1カ月間だけ、どうしてもOfficeを使いたいけど、その後は使う予定がないなど)は、登録後すぐに解約の手続きをしておきましょう。

なぜなら、解約しても試用期間である1カ月間は使い続けることができるからです。

解約の手順を4つのステップで紹介

STEP1 公式サイトの右上にある「アカウントマーク」をクリックして、「Microsoftアカウント」をクリック

STEP2 アカウント画面の「Microsoft 365 Personalの管理」をクリック

STEP3 「サブスクリプションの管理」の右にある「>」をクリックしすると、下に他の項目が展開されるので、「サブスクリプションのキャンセル」をクリックします。

STEP4 「Microsoft 365 Personalを本当にキャンセルしますか?」と表示されます。下までスクロールして、「サブスクリプションが必要ない」をクリック

ちなみに、先ほど試用期間が終わると自動的に年契約になってしまうといいましたが、上の図のように「月単位での支払に切り替えます」という選択肢も示されます。もし、数ヶ月であれば使い続けたいという場合は、ここから月払いを選ぶのもありかと思います。

ただし、月払いにすると1カ月1490円×12カ月=1万7880円となり、年払いの1万4900円よりも2980円(2カ月分)も割高になってしまいます。「1年使うかも」という人は、よく考えて選びましょう。

これで解約が完了です。念のためMicrosoftアカウントに戻り、サブスクリプションが無効になっていることを確認しておきましょう。

なお、下の画像は2月9日に無料版を申し込んだものですが、「サブスクリプションは2024年3月10日有効期限が切れます。…」と、書かれています。上にも書いたように登録してからすぐに解約しても1カ月間は試用できるわけです。

解約後、1カ月の試用期間終了時の注意点

1カ月の試用期間が過ぎて、サブスクを継続しない(解約する)場合、以下の2点に注意しましょう。
(1)試用期間内に作成したExcelやWord、PowerPointは「プレビューモード(読み取り専用)」になる。
ファイルにアクセスしたり、印刷することはできますが、その他の作業はできません。
(2)無料試用できるのは1回限り
同一ユーザーが、試用できるのは1回限りですので、Microsoft365が必要になった場合は次回以降はサブスクに契約をする必要があります。

 

まとめ 無料と無料試用あなたに向いているのはどっち?

ここまで読めば、もうどちらの無料を選ぶか迷いはないですね?

いかがでしたか? 無料の「OfficeOnline」と無料試用の「Microsoft365 Personal」の違いはご理解いただけましたか?
同じ「無料」という言葉でも、機能制限のある「OfficeOnline」と使う期間に制限のある「Microsoft365 Personal」は、まったく異なるサービスであり、使用用途や「使いたい人」のタイプも異なります。

各サービスの利用に向いている人は、それぞれ以下の通りです。

無料版「OfficeOnline」の利用に向いている人

・Officeソフトを普段遣いしていない人
・文章入力やグラフの作成程度でしか使わない人(ブログの記事の下書きなど)
・受け取ったデータを開いて確認・利用するだけ。たとえば、編集者やライターからWordファイル等で原稿を受け取ることが多いウェブデザイナーやエディトリアルデザイナー、イラストレーターなどクリエーター系の人。

自ら編集する必要がなく、テキストをコピペする作業なら無料のOfficeOnlineで十分ともいえるでしょう。パソコンがMacintoshであっても、ブラウザで開くことができる点も便利だと思います。

無料試用の「Microsoft365 Personal」が向いている人

・買い切り版のOffice(2019、2021)からの買い替えを考えているので、とりあえず試してみたい人
・1カ月間だけ使いたい人

という感じです。サブスクに契約する前のステップとして無料試用版を使ってみることがおすすめです。

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