EXCELでスケジュール表(カレンダー)を作る

EXCEL活用術

上司や取引先から仕事の進捗に関するスケジュールや納品までの詳細なスケジュールを出すように言われることはありませんか?

そんなとき、EXCELの機能を使ってカレンダーの作成すれば、スケジュールも自由に書き込めますし、見やすくアレンジすることもできます。


ここでは、スケジュールの作り方の基本を一から紹介していきます。

タイトルと項目の入力

まずは、タイトルと項目を入力をします。タイトルは実際には〇〇の納品スケジュールとか、もっと具体的に書きます。
項目は、日付と内容としていますが、チームで作業する場合は担当者名なども追加するといいでしょう。

日付を一気に入れる方法

日付は○/○でOK

日付は、例えば9月1日からの場合、いちいち「9がつ1にち」と入力する必要はありません。


「9/1」と入力して変換すれば、デフォルトで「9月1日」と表示されます。
それから、9/2、9/3……9/30といちいち入力する?

いえいえ、そんな必要はありません。

2日分だけ入力したらカーソルを下まで引っ張る

9/1、9/2まで入力したら2つのセルを選択して右下の角、カーソルが「+」マークになったのを確認して、クリックした状態で下にグイッと引っ張るだけです。

すると、上のように9月3日から9月30日まで、自動的に表示してくれるのです。

ちなみに、さらに下まで引っ張れば10月1日以降もエンドレスで表示してくれます。

ポイントは「9/1」と「9/2」と2行目まで入れること。

「9/1」だけ入れて、同じように下に引っ張ったら、9/1、9/1、9/1と、延々に9/1が続いてしまうので、注意しましょう。

日付だけでなく合番や曜日などでも利用可

日付だけでなく、

行に番号をふるとき「1」「2」と入力して下に引っ張れば同じように3,4,5……と表示されます。

「月」「火」と入力すれば、月、火、水、木、金、土、日、月……と、繰り返し表示することができます。

日付に曜日を一度に入れる方法

「セルの書式設定」へのショートカットはCtrl+1

日付のすべてが選択されている状態で「セルの書式設定」というを呼び出します。
「セルの書式設定」は右クリックから選択することもできますが、便利なショートカットがあります。それが、

[Ctrl]+[1]

です。
EXCELでは、この「セルの書式設定」はよく使う機能なので、このショートカットは必須。絶対に覚えておいて損はありません!

「aaa」と入力すれば曜日が自動で表示

「セルの書式設定」を呼び出したら、
一番左の「表示形式」のタブに移動して、
「ユーザー定義」をクリックします。

現状では「m”月”d”日”」の部分が選択されているはずです。

m”月”d”日”のうしろに

(aaa)

と半角で入力します。

サンプル部分に(水)の文字が入ったことが確認できるでしょう。

表示が確認できたらOKを押すと、

すべての日付に曜日が入りました。

「aaaa」といれると「曜日」の文字も入る

ちなみに、上では(aaa)とaが3つでしたが、

aを4つにしてm”月”d”日”(aaaa)と入れると(水曜日)と「曜日」の文字まで入りますので、いちおう覚えておきましょう。

現在入っている日付は、2021年現在の日付です。
つまり入力したのは「9/1」だけですが、EXCELは2021年9月1日と認識していて、2021年9月1日が「何曜日なのか?」についてもEXCELはちゃんとわかっているということです。

土日祝日を色分けする

続いて、土日祝日を色分けする方法です。ちゃんと色分けしておかないと、うっかり休みの日にスケジュールを入れてしまい「日曜日も働かせるのか!」と、メンバーから怒られちゃいますからね。

1ヶ月分くらいだったら自分で色分けしたほうが早いかもしれませんが、「1年分作る」という人なら自動的に色分けができたほうが便利。

ここでは、土日の色分けを自動的に変更する方法も紹介しておきます。

曜日を1~7の数字で指定して一気に変更

まず、日付のすべてが選択されている状態で

[ホーム]から中央(やや右)にある
[条件付き書式]をクリック、
さらに[新しいルール]をクリックします。

すると上のようなダイアログが開くので、
「数式を使用して、書式を設定するセルを決定」をクリック。
「次の数式を満たす場合に値を書式設定」の下に

「=WEEKDAY(B4)=1」

と入れます。このとき(B4)は、左上のアルファベットと数字に合わせて変更します。
これは、B列の4行目という意味です。
A列の4行目なら(A4)となりますので、確認して書き換えてください。

[OK]ボタンを押すと以下のダイアログが開きます。

[フォント]タブをクリックして、
「色」のプルダウンメニューを押すと色の変更ができます。

まずは、日曜日の色を変える指定ですので、赤にしてみました。

「プレビュー」の下の文字が赤くなっているのを確認して[OK]をクリックします。

一つ前のダイアログに戻りますので、下の「プレビュー」横の文字が赤くなっているのを確認して[OK]をクリックです。

無事に、日曜日が赤に変わりました。

日曜日は1で土曜日は7

今度は土曜日です。

先ほどと同じように
[ホーム]から中央(やや右)にある
[条件付き書式]をクリック、
[新しいルール]をクリック。

ダイアログの[数式を使用して、書式を設定するセルを決定]をクリックして、
「次の数式を満たす場合に値を書式設定」の下に

「=WEEKDAY(B4)=7

と入れます。

先程と同様に、(B4)は、自分が入力しているEXCELの列と行に合わせて変更してください。

また、先程の日曜日は

「=WEEKDAY(B4)=1

と最後の数字が「」でしたが、土曜日は「7」で

「=WEEKDAY(B4)=7

となるわけです。

ちなみに、末尾の数字は曜日ごとに数字が割り当てられていて、

1=日曜日

からはじまって、月、火、水と2、3、4と増えていきます。

つまり、
1=日曜
2=月曜
3=火曜
4=水曜
5=木曜
6=金曜
7=土曜

となるわけです。日曜日が「1」とだけ覚えておけば、大丈夫でしょう。

あとは先程と同じく
[フォント]タブをクリックして、
「色」のプルダウンメニューを押すと色の変更ができます。

土曜日は青にしてみましょう。

下の「プレビュー」の文字が青くなっているのを確認して[OK]をクリックします。

土曜日は青に変わりましたね。

ちなみに、祝日の色を変更する方法もありますが、こちらは少し手間がかかる作業ですので、Googleカレンダーなどで確認して、手動で色を変更してしまったほうが早いです。

9月は20日が「敬老の日」で23日が「秋分の日」ですので、日付にセルを合わせて色の変更をしましょう。

これでスケジュール用のカレンダーができました。

説明は長めでしたけど、覚えてしまえばほんの数分で終わるはずです。

日付の右に予定を記入する

スケジュールに矢印など見やすく

矢印など入れて「期間」を見せるとより、見やすいスケジュールになると思います。

矢印はEXCELの[挿入]から[図形]をクリックして、「線」の中にある矢印を選びます。

セルの幅もダブルクリックで一気に調整

上のままだと、文字がセルからはみ出してしまっています。

そんなときは、「内容」項目の上の「C」の右端にカーソルを合わせてダブルクリック。

下のように、自動的に一番文字数が多い行に横幅を合わせてくれます。

枠線をつけて完成!

最後は枠線をつけます。

スケジュール全体を選んで右クリック、
[罫線]をクリックして
[格子]をクリックします

これで完成です!

お疲れさまでした。

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