PCのデスクトップがアイコンでびっしり埋まっている人ってよくいますよね。
「ちゃんとファイルの位置はわかってるから！」とか
「実は、このほうが作業効率がいいんだ！」
「フォルダ内に入れると、どこにファイルがわからなくなるからかえって不便だ！」
などなど、当の本人は「自分は間違っていない」ことを強調します。しかも若干キレぎみに…。
デスクトップがアイコンだらけになることの４つのデメリット
デメリット１●必要なファイルを探すのに時間がかかる
でも、どう見たって、デスクトップに並んだ膨大なファイルの中から、必要なファイルを探すのって大変ですよね。
明らかに探す時間が長くなるばかりで、作業効率がいいとは思えません。
デメリット２●作業中のファイルを大きく開くことができない
しかも、デスクトップ上にファイルが並んでいると、開いたファイルをデスクトップいっぱいに広げられないのもデメリットです。
私は常に、EXCELやブラウザ等デスクトップいっぱいに広げて使うため、デスクトップ上にファイルがあったらアクセスしづらくなってしまいます。
デメリット3●いつの間にかファイルの紛失というケースも
いつの間にかファイルがどこに行ったのかわからず、「ゴミ箱」を開いてみたら、その中にあった。なんてこともあります。
まだゴミ箱の中にあって気づいたから良かったですが、気づかずに「ゴミ箱を空に」なんて押してしまったら一大事です。
デメリット４●重要なファイルに外部からアクセスされるリスク
デスクトップ上にファイルを並べていると、セキュリティ上も問題があります。
席を離れているときにPCを覗かれたら、
「重要なファイルがデスクトップ上に並んでいた！」ともなれば、
盗み見られてしまう可能性もあります。
また、万が一外部から不正アクセスされた場合もデスクトップ上にファイルがあれば、すぐにファイルにアクセスされてしまいます。
では、どんなふうにデスクトップをすっきりさせればいいのでしょう？
「デスクトップの整理術」など紹介しているサイトや書籍では、
「デスクトップ上は、せめて２列まで」とされているケースが多いのですが、
いえいえ、２列も必要ありません。もっと減らすことは案外カンタンなんです。
デスクトップ上をすっきりさせて、使い勝手も今より向上、仕事効率がぐんと上がる方法を紹介しましょう。
デスクトップに置くのは「ゴミ箱」と「フォルダ」１つだけ
まずは、上の画像が私のデスクトップです。見てのとおり、デスクトップ上には「ゴミ箱」と１つの「フォルダ」だけしかありません。
「なんかあまり仕事をしていない感じ」と思われるかもしれませんがｗ、
この状態にして作業効率がグッとあがりました。
どうして、この２つだけで十分なのか？
どうすれば、この２つだけに減らせるのか？を
順を追って紹介していきましょう。
ドロップボックスとブラウザ（Chrome）はタスクバーからアクセス
まず、デスクトップ下の「タスクバー」部分。
ここで重要なアイコンは「Dropbox」と「Chrome（ブラウザ）」の２つです。
逆にいえば、この２つはタスクバーからアクセスできるため、わざわざデスクトップ上にショートカットのアイコンを置く必要はありません。
「タスクバーへのピン留め」の数は最小限にする
Dropboxはインストールすると、自然とこのタスクバーにアイコンができます。
Dropbox内のファイルにアクセスするには、
アイコンをクリック
上の「フォルダマーク」をクリック
これで、いつでもDropbox内のファイルにアクセスすることができます。
仕事のファイルは基本的にすべて「Dropbox」に入れています。
ただし、私はめったにここからファイルにアクセスすることはありません。
その理由は後でご説明します。
Chromeは、最初はタスクバーにはないので、自分でタスクバーに入れます。
Windowsマークをクリック
左の「G」にある「Google Chrome」を右クリック
「その他」から「タスクバーにピン留めする」をクリックすれば完了です。
タスクバーには作業中のファイルやフォルダが表示されるので、
あまり数が増えると作業効率が落ちます。
なので、できるだけタスクバーにはピン留めせず、
朝、パソコンを立ち上げて必ず最初に開くソフト１つだけに絞ってタスクバーに置きましょう。
私の場合は、まず最初に立ち上げるのがChromeです。
現在進行系の仕事をデスクトップの「進行中」フォルダに入れる
先ほど、タスクバー上のDropboxのアイコンはめったに使わないと言いました。
では、どこから仕事のファイルにアクセスしているのかといえば、
デスクトップ上に作った「進行中」というフォルダです。
雑誌や単行本など、たいていは同時進行で複数の出版社からの仕事をしています。
そこで、Dropbox内のフォルダの中から、現在進行中の仕事だけに絞って「ショートカット」を作って「進行中」のフォルダに入れます。
新規のフォルダを作るには、
画面上で右クリック→新規作成→フォルダの順番でクリック。
「進行中」というフォルダを作り、
フォルダを開いてその中にもう１つ、出版社ごとであったり、プロジェクトごとのフォルダを作ります。
進行中のフォルダのショートカットを作って「進行中フォルダ」に入れる
フォルダのショートカットの作り方は、
対象のフォルダを右クリック
「送る」をクリック
「デスクトップ（ショートカットを作成）」をクリック
で、デスクトップ上にショートカットができますので、
「進行中」フォルダ内の適切なフォルダにドラッグ＆ドロップします。
フォルダは「詳細表示」にして「更新日時」を表示
ちなみに、皆さんはフォルダの表示はどのようにしているでしょう？ 私は「詳細表示」にしています。
「詳細表示」にしておくことで、ファイル名や新規作成、更新日時、種類、サイズなどによって表示順を並び替えることができ、より必要なファイルへのアクセスが早くなります。
そして、基本的には「更新日時」の新しいファイルが上にくるように並べています。更新日時が上にくることで、「最後に編集したファイル」へのアクセスが断然良くなりますのでお勧めです。
表示方法の切り替えは、
フォルダの上にある「表示」タブをクリックして「詳細」をクリックします。
また、「更新日時」が表示されていない場合は、以下の設定をします。
上の画像のように「名前」などが書かれた列にカーソルを置き右クリック。
この列に表示される項目が出てくるので「更新日時」にチェックを入れます。
また、不要な項目はチェックを外しましょう。
私は上の画像のように「名前」「種類」「サイズ」「作成日時」「更新日時」のみチェックを入れて、あとはチェックを外しています。
これで、現在進行中の仕事ファイルはすべて「進行中」のフォルダに収まり、ファイルへのアクセスも簡単になりました。
ちなみに、フォルダの深さはせいぜい３階層くらいに留めておくことがお勧めです。
あまり階層が深くなりすぎると、かえってアクセスしづらくなるものです。
アプリやソフトはWindowsの「スタート」にピン留め
ファイルの整理ができたら、最後はソフトやアプリの整理です。デスクトップ上に並んだソフトやアプリのショートカットを、まずはすべて削除してください。
ソフトをダウンロードしたり、更新すると勝手にデスクトップ上にショートカットが作成されます。
このショートカットはすべてゴミ箱にぶち込んでしまいましょう。
その上で、よく使うソフトやアプリは「スタートにピン留め」していきます。
「スタートにピン留め」とは、デスクトップの右下にあるWindowsマークをクリックしたときに、右側に表示されるソフトやアプリの一覧です。
デフォルト状態では、Windowsのゲームやらアプリやら余計なものがたくさん表示されているはずですが、不要なソフトは右クリックして「スタートからピン留めを外す」をクリックして削除しておきましょう。
「スタートのピン留め」がすっきりしたら、ここに新たに必要なソフトやアプリを入れていきます。
Windowsマークをクリックし左の欄にあるよく使うソフトやアプリを右クリック。
「スタートにピン留めする」をクリックするで完了です。
私はこんなふうによく使うソフトをスタートにピン留めしています。
ちなみに、デスクトップ上にできたショートカットを「スタートにピン留め」しないよう注意してください。
ショートカットをゴミ箱に捨てると、スタートからもアクセスできなくなります。
これで、必要なファイルやソフトにアクセスしやすく、かつデスクトップもスッキリしましたね！
デスクトップのきれいな状態を保つコツ
いちど整理したら、その状態を維持することが重要です。
先に述べたように、ソフトを更新した際、勝手にデスクトップ上にショートカットができてしまいますので、これはすぐに削除しましょう。
もう一つ大切なのは、MicrosoftのWordやEXCELなどファイルは保存をすると、デフォルトで「ドキュメント」に保存されます。
保存先を「ドロップボックス」へとか、「デスクトップ」へと常に変えるよう設定することもできます。
でも、デスクトップに保存すると、あっという間にデスクトップ上がファイルだけになってしまいます。
またきちんと整理してドロップボックスの関連するフォルダにいちいち保存するのも面倒なものです。
実はかつては私も「A出版」の「○月発売号」へなど、その度毎に保存先を変えていたのですが、だんだん面倒になってきて、けっきょくデスクトップ上にファイルがたまっていくということがありました。
なので、とりあえずはデフォルトの「ドキュメント」フォルダに保存しておいて、その仕事を中断するタイミングでドップボックス内の適切なフォルダに移動するというやり方に変えました。
こうしておけば、万が一、「どこに保存したっけ？」と、ファイルが行方不明になったときでも、「ドキュメント」フォルダをとりあえず探せばいいわけです。
そして、「ドキュメント」フォルダを 「スタートにピン留め」 しておけば、すぐにアクセスできます。
同じ理由で、「ダウンロード」と「ピクチャー」フォルダも「スタートにピン留め」しています。
どうでしょう？ デスクトップ上には、常に「ゴミ箱」と「１つのフォルダ」という状態で、これなら誰でも快適に仕事ができるようになりますよ。
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