EXCELで図版を作ってみる④smartartを使ってみる(1)

EXCEL活用術

EXCELに限らず、PowerPointやWordなどMicrosoft製品で使えるsmartart。
図版を作るときにササッとできて、とても便利なツールです。
EXCELで図版を作ってみる みたいな図は作れなかったりもしますが、図版を作るときは、まずは「SmartArt」でできないか? を一通りチェックして無理そうだったら自分でイチから作るという手順を踏んでいます。

一から作図すると30分くらいはかかってしまうので、作りたい図がSmartArtで対応可能なら「ラッキー!」という感じです。

でも、smartartのどのグラフィックを使うのが最適か? これを探すのにけっこう手間がかかってしまったりします。

[SmartArt グラフィックの選択]ギャラリーは以下の通りです。どんなグラフィックが用意されているのか見てみましょう。

すべて

以下の2~9のすべてのグラフィックが、上から順番にまとめられています。

リスト

①目録
②一覧など


連続性のない情報を並べて表示するもので、いってみれば、EXCELなら普通の表組みでも作れるようなものもあります。

ただ表組みではちょっと味気ないので、グラフィックに表現したいっていうときに使う感じでしょうか。

36種類ものリストのグラフィックがあります。

例えば以下をsmartartで作ると
マイクロソフトのソフト
エクセル
ワード
パワーポイント

手順

①プロセス
②タイムラインのステップ
③フローチャートの作成など

一般的には「→」(矢印)で、何かの流れやプロセス、ステップを解説するときに使います。


フローチャートも同様に作業の手順や流れの解説ですが、一般的にフローチャートを書く時は「→」が一方向ではなく、途中で枝分かれしたり、ショートカットしたり、もとに戻ったりなど複雑流れにすることが多いのですが、smartartにはそうしたグラフィックはありません。

なので、「階層構造」のグラフィックを少しアレンジしたり、「EXCELで図版を作ってみる
のように、図形を組みあわせて作るようにしています。
手順のグラフィックは44種類あります。

例えば
smartartで作図する手順
挿入→スマートアート→手順→選択→文字の入力

循環

①連続的なプロセス
②ひとめぐりして、もとへ戻ることを繰り返しなど

リサイクルの解説図であったり、循環バスの路線図とか。あと時計(時間)なんかもぐるっとひと回りしますね。


SmartArtの「循環」は、こうした一般的なサイクルだけでなく、丸みを帯びたグラフィックが含まれています。

図形というととかく四角っぽかったり角張ったものが多いので、全体のグラフィックに変化をつけるために、あえて丸みのある「循環」を使ったりすることも多いです。

例えば
ダンボールのリサイクル
使用→回収→加工→流通→……

階層構造

①組織図の作成
②意思決定ツリーなど

上下関係のある組織図というのが一般的です。社長と専務、部長…とか、リーダーとメンバーとか。
ちなみに、ツリー構造とも言われ上にも書いたとおりフローチャートを作るときにも応用できます。
階層構造のグラフィックは13種類あります。

例えば
会社の組織図
社長
常務 専務
営業部長 経理部長 総務部長

集合関係

①関係の図解
・バランス
・対立
・包含など

複数の人や要素の関係性を示した図です。37種類ほどのグラフィックがありますが半分近くは「リスト」や「循環」「階層構造」などと被ってたりします。

例えば
家計の収入と支出のバランス
収入…給与、株式、不動産
支出…家賃、食費、交際費

マトリックス

①ジョハリの窓
②SWOT分析など

縦軸と横軸にそれぞれ要素を配置する表のことで、グラフィックしたのがsmartartのマトリックスです。ジョハリの窓やSWOT分析など、ビジネス書をよく読む人にとってはお馴染みの図かもしれません。

重なりの部分に着目して自らの位置を判断したり、目指すべき目標設定などに使われます。

ただし、ジョハリの窓やSWOT分析のグラフィックをSmartArtのグラフィックでつ作ろうとすると少し追加が必要になりますので、そちらはまた別の機会にご紹介します。

ピラミッド

①組織図
②関係図など

上の階層構造のように、社長を頂点に役員と社員がいて……、などの組織図によく使われます。上は偉さとか優位性を示し、下に行くにしたがい劣位となります。また横幅の広さが数の多さですので、ピラミッド構造の上位は少数かつ優位性が高く、下は大多数かつ劣位であるといえます。

これを逆ピラミッドにして上から「顧客」「従業員」「役員」で一番下に「経営者」を置くなんていうケースもあります。

①さまざまなグラフィックのグループに画像をつける

MicrosoftのOffice2017以降から追加された? 図のグループ。グラフィックに画像が入れられるタイプのものをまとめたものです。

smartartを使って作図するのに、EXCELなのかWordなのか、PowerPointなのかによって需要は異なると思います。

つまり、直接顧客に見せるための図版という用途で利用されるパワポやワード使いの人にとっては、需要があるかもしれません。

いっぽうで、私のようなエクセル使いにとっては、あまり需要のない機能だったりします。むしろ、画像ないほうがもっと使いやすいのに…と思うこともあったりして…。

いずれにしても、こうしたアクセントを加えることで興味を引くプレゼン資料を作れたりします。
31種類のグラフィックがあります。

以上です。いかがでしょう? さらっと説明するつもりでしたが、けっこうな分量になってしいました。それだけsmartartは種類が豊富ということでもあります。

いずれそれぞれのグループについても詳細に解説しようと思っています。

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